Guida
Cambiare gestionale dell’hotel senza perdere le prenotazioni
Se stai cercando come cambiare gestionale, hai già deciso che quello di oggi non va. La paura è un’altra: perdere per strada le prenotazioni già prese, gli ospiti, i collegamenti ai portali.
Qui trovi cosa si perde davvero e cosa no, in che ordine si fa il trasloco con Nagevo, e le domande da fare prima a qualsiasi gestionale. Nagevo compreso.
Cosa si perde davvero, e cosa no
Un cambio di gestionale tocca cinque cose. Per ognuna, cosa succede.
Le prenotazioni future
Sono la cosa che conta, e non devi ricopiarle una per una. Le esporti dal vecchio gestionale in Excel o CSV e le carichi in Nagevo: prima di salvare vedi riga per riga cosa entra, cosa c’è già e cosa ha un errore, col motivo. Una riga scartata è una prenotazione da inserire a mano, e il resoconto te le elenca tutte.
Lo storico degli ospiti
Con l’import entrano le prenotazioni, ognuna col nome e l’email del suo ospite. Una rubrica clienti a parte, con le note di anni, non passa dal file: resta nell’export del vecchio gestionale, che conservi tu.
Camere e tariffe
Non viaggiano nel file: camere, tipologie, stagioni e prezzi li imposti in Nagevo. Da solo, camere e prezzi si fanno in una sera. Il vecchio listino ti serve sotto mano, non da importare.
I collegamenti ai portali
Gli account su Booking.com, Expedia e Airbnb restano tuoi: non cambi annuncio, cambi chi lo aggiorna. Il primo collegamento a Nagevo lo facciamo insieme, in una videochiamata di 45 minuti; da lì Booking.com, Expedia e Airbnb li aggiungi da solo. Le prenotazioni che i portali ti hanno già mandato prima del collegamento non arrivano da sole: entrano in Nagevo con l’import, dall’export del vecchio gestionale o dal file che ti dà il portale, oppure a mano, nel periodo in parallelo. Dal collegamento in poi ogni nuova prenotazione e ogni modifica arriva da sola.
Il sito
Se il tuo sito l’ha fatto qualcun altro, resta dov’è: il motore di prenotazione di Nagevo lo incolli dentro, come un riquadro. Se invece il sito te lo dava il vecchio gestionale, con Nagevo hai la pagina del tuo hotel con prenotazione diretta. Prima di cambiare, chiedi al vecchio fornitore a chi è intestato l’indirizzo del sito.
Il trasloco in cinque passi
L’ordine conta più della velocità. Questo è quello che seguiamo con Nagevo, coi tempi che conosciamo; dove un tempo non lo conosciamo, non lo scriviamo.
Esporta tutto dal vecchio gestionale
Prima di toccare qualsiasi cosa
Scarica dal sistema di oggi le prenotazioni, almeno quelle future, in un file Excel o CSV. Se puoi, scarica anche il resto: ospiti, listini, incassi. È la tua copia di sicurezza, e ti serve qualunque cosa decida dopo.
Carica il file e guarda l’anteprima
Fino all’ultimo clic non si salva niente
In Nagevo, dal Calendario prenotazioni, premi Importa prenotazioni e carichi il file: .xlsx, .xls o .csv, fino a 5 MB e mille righe per file. Nagevo propone quale colonna è cosa, tu abbini le camere del file alle tue e guardi l’anteprima: importabili, già presenti, con errori. Correggi e ricarichi quante volte vuoi.
All’import non parte nessuna email agli ospiti. Il promemoria prima dell’arrivo sì, se l’hai acceso e la prenotazione ha l’email: se vuoi controllare prima, spegnilo per qualche giorno.
Trenta giorni con tutti e due accesi
Trenta giorni
Per i primi trenta giorni tieni acceso anche il vecchio sistema e inserisci le prenotazioni nuove in entrambi. Serve a fidarti con calma: confronti i due calendari, controlli qualche arrivo che conosci bene, impari dove stanno le cose.
Se entri da solo, hai anche trenta giorni di prova senza pagare e senza carta.
I portali, insieme, in videochiamata
45 minuti, più l’attesa dei portali
Prima della call rispondi a cinque domande e recuperi le credenziali dei tuoi account sui portali: senza, il collegamento non si fa e la call va rifissata. Una delle cinque domande riguarda le prenotazioni future già confermate sui portali, perché al collegamento non arrivano da sole: se non le hai già portate dentro nel periodo in parallelo, con l’import o a mano, fallo prima della call.
In call colleghiamo insieme il primo portale; Booking.com, Expedia e Airbnb poi li aggiungi da solo. Quanto ci mettono i portali ad autorizzare il collegamento non dipende da noi, e non lo sappiamo in anticipo.
Da qui il parallelo finisce. Due sistemi collegati agli stessi portali non si parlano, e prima o poi vendono la stessa camera due volte: il giorno della call il vecchio va scollegato dai portali. Chiedi prima al tuo fornitore come si fa.
Spegni il vecchio, con la sua copia in tasca
Quando decidi tu
Quando i portali vendono da Nagevo e il calendario torna con quello che sai, il vecchio sistema non serve più. Prima di disdirlo rifai l’export completo, con le prenotazioni arrivate durante il parallelo, e tienilo: è l’archivio di tutto quello che nel file non è passato.
Le domande da fare a qualsiasi gestionale, prima di cambiare
Valgono per il gestionale che lasci, per quello che stai valutando, e anche per Nagevo. Fattele rispondere per iscritto.
- Posso esportare tutti i miei dati da solo, senza chiederlo a nessuno?
- In che formato? Un file che apro con Excel, o solo un PDF da archiviare?
- Cosa c’è dentro l’export: le prenotazioni future, gli ospiti, i listini, gli incassi?
- Quanto costa uscire: c’è un vincolo di un anno, una penale, una quota per andarsene?
- Dopo la disdetta, per quanto tempo posso ancora entrare e scaricare i miei dati?
- Come si scollega dai portali, e chi lo fa?
Le risposte di Nagevo, perché valgono anche per noi
L’export lo scarichi da solo, da Impostazioni, in CSV e in JSON: prenotazioni, ospiti, preventivi, listini e incassi. Le foto delle camere non sono nell’archivio, ma c’è l’elenco dei loro indirizzi per riscaricarle. Fra un download e il successivo passa un’ora.
Puoi pagare mese per mese, senza firmare per un anno.
Dopo la disdetta entri ancora per 90 giorni, solo nella pagina Abbonamento, e da lì scarichi l’export. Poi l’accesso si chiude.
E se entro 90 giorni decidi che Nagevo non fa per te, ti restituiamo per intero quello che hai versato. Da quando contano i 90 giorni, e cosa resta fuori, è scritto per esteso nelle garanzie.
Cosa Nagevo non fa
Meglio saperlo prima del trasloco che dopo.
Il banco
Nagevo vende, incassa online e prepara gli adempimenti; il conto in reception e la fattura oggi li fai dove li fai già.
Le schedine senza il tuo pulsante
Alloggiati Web e ROSS 1000 (ISTAT) si inviano direttamente da Nagevo, una volta collegati i tuoi accessi: l’invio parte quando premi Invia, e Nagevo tiene il registro di cosa hai mandato e quando. Senza il tuo pulsante non parte nulla.
Un import di tutto
Il file porta le prenotazioni; camere, tariffe e una rubrica ospiti a parte no. E un import sbagliato non si annulla in blocco: le prenotazioni si tolgono dalla lista, selezionandole.
Domande frequenti
Perdo le prenotazioni future se cambio gestionale?
No, se le esporti prima. Le carichi in Nagevo da un file Excel o CSV, vedi l’anteprima riga per riga prima di salvare, e il resoconto ti dice quali righe non sono entrate e perché: quelle le inserisci a mano. Vale anche per quelle già arrivate dai portali: al collegamento non arrivano da sole, dopo sì.
Posso tenere il vecchio gestionale mentre provo Nagevo?
Sì, per trenta giorni, inserendo le prenotazioni nuove in entrambi. Il parallelo finisce quando colleghi i portali a Nagevo: da lì deve esserci un solo sistema che vende.
Come si collegano Booking.com, Expedia e Airbnb?
Il primo portale lo colleghiamo insieme in una videochiamata di 45 minuti, dopo cinque domande e con le credenziali dei tuoi account sotto mano. Da lì Booking.com, Expedia e Airbnb li aggiungi da solo.
Se un giorno voglio lasciare Nagevo, come porto via i dati?
Li scarichi da solo, da Impostazioni, in CSV e in JSON. Dopo la disdetta entri ancora per 90 giorni nella pagina Abbonamento per scaricarli; poi l’accesso si chiude.
Provalo prima di decidere
Ti registri, metti dentro camere e prezzi, carichi il tuo export e guardi l’anteprima. Fino all’ultimo clic non si salva niente, e il vecchio gestionale resta acceso.